原創(chuàng)2025-02-24小艾老師

2025年2月17日，北京，一場(chǎng)規(guī)格非常高的民營(yíng)企業(yè)會(huì)議引發(fā)了廣泛關(guān)注。

剛開始，官方發(fā)布了一張背影合照，照片中烏泱泱的一片后腦勺，于是網(wǎng)友們紛紛開啟了“猜人模式”。誰(shuí)是誰(shuí)，哪個(gè)腦袋像馬云，哪個(gè)又像雷軍……好不熱鬧……小艾老師也盯著這張照片看了好久，后來官方公布了正式名單，小艾老師一對(duì)，嚯，自己還猜對(duì)好幾個(gè)呢！

這場(chǎng)會(huì)議釋放出了一個(gè)非常強(qiáng)烈的信號(hào)：國(guó)家對(duì)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的支持和鼓勵(lì)（特別是對(duì)科技企業(yè)充滿了諸多期許）。

尤其是這兩位，小艾老師看資料才知道梁文鋒（DeepSeek創(chuàng)始人，AI）（左）是85年的，王興興（宇樹科技創(chuàng)始人，機(jī)器人）（右）是90年的，跟大家熟知的那些“老前輩”相比，都顯得好年輕，瑞思拜~~~~~

好了，言歸正傳，今天，小艾老師不打算聊這場(chǎng)會(huì)議，而是想聊一聊“開會(huì)”這個(gè)話題。畢竟，不管是在這樣的大型會(huì)議上，還是在我們?nèi)粘９ぷ髦?，開會(huì)都是不可避免的。那么，如何開好會(huì)議，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成呢？接下來，我們就從PMP（項(xiàng)目管理）、CBAP（商業(yè)分析）、CBPP（流程管理）等國(guó)際認(rèn)證的知識(shí)框架，聊聊如何高效組織與管理會(huì)議，達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

01?會(huì)議的目的：不僅僅是“開會(huì)”

會(huì)議是組織運(yùn)行的血液，但70%的職場(chǎng)人認(rèn)為「無效會(huì)議」吞噬了生產(chǎn)力。會(huì)議的核心目的不應(yīng)僅僅是“開個(gè)會(huì)”，而應(yīng)該是為了有效地溝通信息、解決問題、推動(dòng)決策和激發(fā)創(chuàng)新。

不同類型的會(huì)議有不同的目標(biāo)：

決策會(huì)議：聚集關(guān)鍵決策者，快速解決爭(zhēng)議或做出戰(zhàn)略決策。
進(jìn)展跟蹤會(huì)議：定期匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度，調(diào)整計(jì)劃，確保目標(biāo)按時(shí)完成。
需求分析會(huì)議：集結(jié)干系人，深入挖掘需求并達(dá)成共識(shí)。
頭腦風(fēng)暴會(huì)議：激發(fā)創(chuàng)意，尋找創(chuàng)新解決方案或改進(jìn)方法。
……

除此之外，職場(chǎng)中還有各種形形色色的“會(huì)”，小艾老師給大家大致羅列一下，大家看看都有參加過嗎？

會(huì)議類型	會(huì)議目的	會(huì)議對(duì)象	會(huì)議要解決的問題	建議方式
“摸底會(huì)”	了解現(xiàn)狀和關(guān)聯(lián)方的態(tài)度	所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人	摸清楚會(huì)議討論事件所要面對(duì)的現(xiàn)狀，特別是大家對(duì)于你想要推動(dòng)事務(wù)的態(tài)度	小范圍圓桌會(huì)議（圓桌代表公平）
“吹風(fēng)會(huì)”	給會(huì)議進(jìn)行造勢(shì)	所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人及核心骨干	對(duì)所要推動(dòng)事務(wù)進(jìn)行“造勢(shì)”，讓大家認(rèn)識(shí)到事情的重要性/正確性	講臺(tái)式的大范圍會(huì)議
“協(xié)調(diào)會(huì)”	解決事務(wù)推動(dòng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題	部分團(tuán)隊(duì)的決策人及部分核心骨干	對(duì)推動(dòng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，解決推動(dòng)過程中存在的“負(fù)面”事項(xiàng)	小范圍圓桌會(huì)議
“決策會(huì)”	對(duì)事務(wù)進(jìn)行決策，明確每個(gè)關(guān)聯(lián)方的責(zé)任和范圍，并制定工作計(jì)劃	所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人及核心骨干	達(dá)成對(duì)事務(wù)的統(tǒng)一認(rèn)知并明確各個(gè)關(guān)聯(lián)方的職責(zé)和工作	方桌會(huì)議（體現(xiàn)主次）
“碰頭會(huì)”	及時(shí)同步信息	會(huì)議負(fù)責(zé)人下級(jí)的負(fù)責(zé)人員	日常工作中關(guān)聯(lián)方信息不同步	小范圍短時(shí)間的會(huì)議，比如站會(huì)
“通氣會(huì)”	及時(shí)向上/外同步信息	更高級(jí)別的決策人	日常工作中上下級(jí)/內(nèi)外信息不同步	發(fā)布會(huì)或者通過通告郵件等方式替代

在PMP和CBAP認(rèn)證的知識(shí)框架中，都會(huì)提到，會(huì)議需要有清晰的目的，并且每次會(huì)議都應(yīng)該與項(xiàng)目或組織的目標(biāo)相對(duì)接，不能跑偏。

02?會(huì)議的準(zhǔn)備：目標(biāo)明確與議程清晰

高效的會(huì)議從精心準(zhǔn)備開始。沒有明確目標(biāo)和結(jié)構(gòu)化議程的會(huì)議，往往會(huì)陷入混亂和無效討論。根據(jù)PMP和CBAP的推薦實(shí)踐，準(zhǔn)備工作可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 設(shè)定會(huì)議目標(biāo)

確保會(huì)議目標(biāo)明確。目標(biāo)不清晰的會(huì)議往往會(huì)導(dǎo)致討論偏離核心話題，浪費(fèi)時(shí)間。目標(biāo)可以是：

決策：明確需要做出哪些決策，并確保與會(huì)人員具備做出決策的能力和信息。
問題解決：討論現(xiàn)存的問題并提出解決方案。
信息傳遞：更新項(xiàng)目狀態(tài)或與會(huì)者的行動(dòng)項(xiàng)。
……

在 PMP 中，項(xiàng)目啟動(dòng)前需明確項(xiàng)目目標(biāo)，會(huì)議也是如此。只有明確了會(huì)議的目的，才能確定會(huì)議的議題、參與者等后續(xù)一系列要素。CBAP 則強(qiáng)調(diào)需求的明確性，在會(huì)議組織中，明確會(huì)議目的也是為了確保會(huì)議能夠滿足與會(huì)者的需求，避免無目的的討論和時(shí)間的浪費(fèi)。

2.2 準(zhǔn)備議程

根據(jù)會(huì)議目標(biāo)，制定一個(gè)詳細(xì)的議程，確保每個(gè)議題都在規(guī)定時(shí)間內(nèi)討論完畢。議程應(yīng)包括：

會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)與參會(huì)人員
每個(gè)議題的時(shí)間分配
每個(gè)議題的責(zé)任人和討論內(nèi)容
……

議程的設(shè)計(jì)應(yīng)圍繞會(huì)議目的展開，合理安排議題的順序和時(shí)間分配。PMP 中的項(xiàng)目計(jì)劃制定強(qiáng)調(diào)合理安排時(shí)間和資源，會(huì)議議程的設(shè)計(jì)也是如此。要確保每個(gè)議題都有足夠的時(shí)間進(jìn)行討論，同時(shí)避免時(shí)間的浪費(fèi)。議程的準(zhǔn)備還需要符合CBAP的“需求分析”的原則，確保每個(gè)討論內(nèi)容都能推動(dòng)需求的明確和方案的落實(shí)。

小知識(shí)：會(huì)議設(shè)計(jì)的「ROAR」黃金模型

1）?R（Rules）規(guī)則先行

提前發(fā)送包含「決策樹」的議程模板，例如：「需求評(píng)審會(huì)」采用「需求陳述（10min）→ 風(fēng)險(xiǎn)提問（15min）→ 優(yōu)先級(jí)投票（5min）」流程
設(shè)備調(diào)試、材料打印等會(huì)前準(zhǔn)備需在「檢查清單」中量化，如投影儀測(cè)試需在會(huì)前30分鐘完成

2）?O（Outcome）成果導(dǎo)向

運(yùn)用「需求跟蹤矩陣」，將會(huì)議結(jié)論映射到業(yè)務(wù)目標(biāo)，例如：「通過A方案」對(duì)應(yīng)「年度客戶滿意度提升15%」
決策類會(huì)議必須輸出「行動(dòng)日志To Do List」，包含負(fù)責(zé)人、交付物、截止日期三要素

3.）A（Alignment）共識(shí)對(duì)齊

引入「五步共識(shí)法」：沉默書寫觀點(diǎn) → 輪流發(fā)言 → 聚類整理 → 加權(quán)投票 → 總結(jié)確認(rèn)
針對(duì)沉默者采用「1分鐘速寫」技巧，要求每人用便利貼寫下核心觀點(diǎn)

4.）R（Review）持續(xù)改進(jìn)

復(fù)盤會(huì)參照「經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)」，從「流程效率」「決策質(zhì)量」「參與度」三個(gè)維度打分
使用「停車場(chǎng)板」技術(shù)處理跑題內(nèi)容，_在48小時(shí)內(nèi)通過郵件跟進(jìn)

2.3 確定參會(huì)人員

根據(jù)議題的性質(zhì)，邀請(qǐng)相關(guān)干系人、項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)務(wù)分析師以及其他關(guān)鍵角色。確保與會(huì)者的參與能為會(huì)議增值，避免不相關(guān)人員占用時(shí)間。

在 PMP 的人力資源管理中，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的選擇應(yīng)基于項(xiàng)目需求。同樣，會(huì)議參與者應(yīng)是與會(huì)議主題密切相關(guān)的人，他們的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和見解能夠?yàn)闀?huì)議帶來價(jià)值。CBPP 關(guān)注業(yè)務(wù)流程中的角色和職責(zé)，在會(huì)議中，明確每個(gè)參與者的角色和職責(zé)也很重要，如主持人、記錄者、發(fā)言人等，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

小知識(shí)：參會(huì)人員角色分配的原則

角色清單：發(fā)起人（制定章程）、協(xié)調(diào)人（控制流程）、記錄員（輸出會(huì)議紀(jì)要）
利益圖譜：運(yùn)用「RACI矩陣」標(biāo)注參會(huì)者角色，避免「該來的沒來，不該來的刷存在感」

負(fù)責(zé)執(zhí)行（R = Responsible）：具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問題的角色。任務(wù)可由多人分工，其程度由A決定。
負(fù)責(zé)批準(zhǔn)（A = Accountable）：對(duì)任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)其同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行。每一個(gè)任務(wù)活動(dòng)只能有一個(gè)A。
咨詢（C = Consulted）：在任務(wù)實(shí)施前或中提供指定性意見的人員。為雙向溝通模式，需為A提供充分必要的資訊。
告知（I = Informed）：及時(shí)被通知結(jié)果的人員，不必向其咨詢、征求意見。為單向溝通模式。

03?會(huì)議的執(zhí)行：高效管理與有效溝通

會(huì)議開始后，如何高效地執(zhí)行、保持討論的目標(biāo)導(dǎo)向，避免偏離主題，是成功的關(guān)鍵。根據(jù)PMP和CBAP的框架，以下幾點(diǎn)至關(guān)重要：

3.1 設(shè)定時(shí)間管理

時(shí)間管理是所有會(huì)議的關(guān)鍵。在PMP中，時(shí)間管理被視為項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。每個(gè)議題必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)討論完畢，避免討論無關(guān)內(nèi)容。會(huì)議主持人應(yīng)時(shí)刻監(jiān)控時(shí)間，確保每個(gè)議題都按計(jì)劃進(jìn)行。

3.2 保持結(jié)構(gòu)化討論

對(duì)于復(fù)雜的議題，尤其是決策或頭腦風(fēng)暴會(huì)議，確保討論有序，避免無效爭(zhēng)論。CBAP框架提到，引導(dǎo)式討論是解決問題和明確需求的關(guān)鍵。通過使用適當(dāng)?shù)挠懻摷记桑玳_放式問題和分組討論，幫助與會(huì)者集中精力解決核心問題。

3.3 記錄與追蹤

會(huì)議記錄不僅是對(duì)討論內(nèi)容的歸檔，也是后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的基礎(chǔ)。CBPP框架特別強(qiáng)調(diào)過程跟蹤與改進(jìn)，確保每次會(huì)議后的行動(dòng)項(xiàng)都能得到追蹤和執(zhí)行。每個(gè)決策、問題解決方案或行動(dòng)項(xiàng)都需要記錄，并分配責(zé)任人和截止日期，確保會(huì)議成果落地。

04?會(huì)議后的跟進(jìn)：執(zhí)行與反饋

會(huì)議結(jié)束后，許多人容易忽視后續(xù)跟進(jìn)。然而，項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)分析和業(yè)務(wù)流程管理的精髓，恰恰在于行動(dòng)項(xiàng)的落實(shí)。以下是會(huì)議后應(yīng)采取的步驟：

4.1 整理和發(fā)送會(huì)議紀(jì)要

依據(jù)PMP的文檔管理規(guī)范，快速整理出詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要。紀(jì)要中要包含會(huì)議的關(guān)鍵結(jié)論、行動(dòng)計(jì)劃、責(zé)任人以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。會(huì)后及時(shí)將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有與會(huì)者，確保每個(gè)人都清楚討論的重點(diǎn)和下一步的行動(dòng)項(xiàng)。紀(jì)要應(yīng)包括：

會(huì)議目標(biāo)和討論的主要內(nèi)容
決策和待辦事項(xiàng)
責(zé)任分配和截止日期
……

4.2 執(zhí)行與監(jiān)督

設(shè)立跟進(jìn)機(jī)制，定期檢查行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況，確保每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)都被執(zhí)行。運(yùn)用PMP的項(xiàng)目監(jiān)控方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)CBAP和CBPP的持續(xù)改進(jìn)思想，適時(shí)調(diào)整行動(dòng)計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理或業(yè)務(wù)分析師要定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行反饋。

4.3 收集反饋與評(píng)估

_后，進(jìn)行會(huì)議反饋，了解與會(huì)者對(duì)會(huì)議效果的看法，并根據(jù)反饋持續(xù)改進(jìn)會(huì)議的組織方式。依據(jù)PMP、CBAP國(guó)際認(rèn)證框架中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)原則，分析會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)和不足，為今后組織類似會(huì)議提供參考。

好了，今天的分享就到這里。下面是小艾老師的廣告時(shí)間。

小艾老師覺得，無論是項(xiàng)目管理中的決策會(huì)議、需求分析，還是流程優(yōu)化，會(huì)議都是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、解決問題和促進(jìn)創(chuàng)新的關(guān)鍵工具。借助PMP、CBAP和CBPP等國(guó)際認(rèn)證的知識(shí)框架，我們可以更加高效地組織和管理會(huì)議，確保會(huì)議不只是形式，而是能夠推動(dòng)實(shí)際成果的發(fā)生。比如：

借助PMP進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控

在會(huì)議章程中設(shè)置「熔斷機(jī)制」：超時(shí)15%立即啟動(dòng)「決策加速程序」，通過「30秒立場(chǎng)陳述+匿名投票」收尾
……

借助CBAP進(jìn)行需求管理

需求討論會(huì)采用「用戶故事地圖」，通過橫向（業(yè)務(wù)流程階段）和縱向（用戶痛點(diǎn)）雙維度拆解
使用「MoSCoW法則」進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序：Must have/Should have/Could have/Won't have
……

借助CBPP進(jìn)行流程優(yōu)化

會(huì)議效能評(píng)估納入「PDCA循環(huán)」：每月統(tǒng)計(jì)「決議執(zhí)行率」「平均決策時(shí)長(zhǎng)」等指標(biāo)，作為流程優(yōu)化依據(jù)
采用「六西格瑪」的DMAIC方法改進(jìn)會(huì)議缺陷，如用魚骨圖分析「議而不決」的根因
……

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